¿Qué es una Planilla de Cálculo?
Una hoja de cálculo, o planilla de cálculo, es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su desarrollo está basado en el concepto de hoja cuadriculada y se utiliza, básicamente, para resolver cálculos matemáticos o para presentar datos en tablas.
Se visualiza de la siguiente forma:
Partes de la planilla de cálculo
Barra de título: Muestra el nombre del libro y el nombre de la aplicación en este caso Microsoft Excel, por ejemplo cuando se inicia Excel el nombre es Libro1.
Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con números.
Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con letras.
Etiquetas de hojas: cada libro de Excel 2010 presenta tres hojas de cálculo. Cada hoja se identifica con una etiqueta que, de forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3, respectivamente, aunque se pueden modificar estos nombres, así como agregar o eliminar hojas.
Barras de desplazamiento: Permite moverse dentro de la hoja de cálculo.
Celda activa: Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posición específica dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección entre una columna y una fila. La celda activa se identifica porque cuando está seleccionada se muestra con un recuadro doble.
Vistas del libro: Hay varias maneras de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver. Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo.
Herramientas Zoom: Sirve para aumentas o disminuir el tamaño de lo que se ve en la pantalla.
Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda se obtuvo a partir de una fórmula, muestra la fórmula. Desde aquí también se puede escribir y editar fórmulas y funciones.
Cinta de opciones: La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario.
Cuadro de nombres: muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo, A1. Desde aquí también se pueden asignar nombres personalizados para identificar las diferentes celdas con las que se está trabajando.
Selector: Si se hace clic con el ratón aquí, se seleccionará la hoja de cálculo en su totalidad, es decir, completa.
Celda: Una de las características principales de Excel, es que en el centro de su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas como se ha visto, formando una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.
La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que permite identificar la fila en la que se puede estar trabajando. Por ejemplo, la celda resaltada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1.
Menú Principal de la planilla de cálculo
Cada menú contiene acciones específicas que están agrupadas según el nombre del menú de
la siguiente manera:
ARCHIVO: Este menú permite abrir, cerrar, guardar y buscar documentos u hojas de cálculo;
Generar vistas previas de los documentos, configurar el tamaño de página e imprimir éstos
documentos u archivos.
EDICIÓN: Mediante este menú se pueden realizar ediciones de objetos y texto. Es decir copiar,
pegar, cortar, seleccionar, buscar, entre otros, estando el documento en pantalla, es decir activo.
VER: Contiene las opciones para visualizar en la pantalla las diferentes vistas de un documento,
es decir ajustar el tamaño de visualización y permite escoger las barras de menú.
INSERTAR: Para insertar en la hoja de cálculos elementos como filas, columnas, saltos de
página, símbolos, dibujos, gráficos y objetos en general.
FORMATO: En este menú están las opciones para dar formato a los contenidos de la hoja como texto, números, fechas, etc. Ajustar el alto de las filas y el ancho de las columnas. cambiar
el nombre, el fondo u ocultar una hoja de cálculo.
HERRAMIENTAS: Con esta opción se obtiene ayudas adicionales, como corrección ortográfica,
corrección gramatical, diccionario de sinónimos, entre otras opciones para configurar Microsoft
Excel.
DATOS: Todos los comandos referentes a la manipulación de tablas.
VENTANA: Es aquella que maneja la ventana de los documentos activos.
Introducción y edición de datos
En un libro de cálculos se pueden introducir valores constantes y fórmulas. Un valor constante
es un dato que se introduce directamente en una celda, pudiendo ser un valor numérico (incluyendo fechas y horas) o bien un texto descriptivo.
Una fórmula es un conjunto de valores constantes, referencias de celdas, nombres de rangos,
funciones y operaciones que producen un nuevo valor a partir de valores existentes y siempre
comienza con un signo =.
La barra de Fórmulas muestra el valor o la fórmula que se encuentra en la celda activa.
Para introducir datos o fórmulas en una celda determinada, solamente es necesario desplazar
el indicador de la celda actual (usando el mouse o las flechas de dirección del teclado) hasta la
celda en cuestión y comenzar a escribir. Una vez completada la fórmula o el valor, no se debe
olvidar de presionar ENTER.
Dentro de una celda, se visualiza al cursor como una línea parpadeante indicando la posición
en que aparecerán los caracteres que se tipean. El contenido de la celda actual también aparece en la Barra de Fórmulas.
Para modificar el contenido
de una celda, se debe desplazar el indicador de la celda actual hasta la celda deseada y hacer clic en la barra
de Fórmulas, o bien presionar la tecla F2.
La Barra de Fórmulas posee
un cuadro de cancelación,
uno de introducción o verificación, y uno para ingresar al asistente de funciones (que se describirá con posterioridad).
Algunas reglas a tener en cuenta al elaborar una fórmula
• Operadores permitidos: + (adición), - (sustracción), * (producto), / (cociente)
• Los paréntesis indican en una fórmula el orden o prioridad de cálculo que se desea, lo que
alterará el resultado. Ej.: no es lo mismo 3+2*4, (resultado 11) que (3+2)*4 (resultado 20).
• Pueden colocarse varios paréntesis dentro de una fórmula sin olvidar que para cada paréntesis de inicio, debe haber uno de fin.
• Los operadores + y - tienen una prioridad mayor que los * y /. Además separan en términos.
Formatos numéricos
Se pueden asignar formatos a los
números para que presenten cantidades
monetarias, porcentajes, decimales,
notaciones científicas, fechas u horas.
Excel posee muchos formatos incorporados, pero también se pueden crear
otros propios que se adapten a necesidades específicas.
Cuando se crea un libro nuevo, todas
las celdas usan formato General
Estándar de número, como formato
predeterminado. A medida que se escriben números, Excel les asigna un formato incorporado basado en lo que se
escriba. Así, si se escribe un signo $ al
introducir un valor, Excel le asignará
formato moneda.
1. Seleccionar las celdas a las que se
desea dar formato.
2. Elegir Formato/Celdas.
3. De la ficha Número, elegir la categoría y código de formato que se desea. Si desea crear un
formato personalizado, se debe escribir en cuadro Código siguiendo las reglas que se explican más adelante.
4. Presionar Aceptar.
GRÁFICOS
¿Qué es un gráfico?
Un gráfico es una representación gráfica de datos de la hoja de cálculo. Los gráficos pueden
hacer que los datos se vean más interesantes y atractivos, y que sean más fáciles de leer y de
evaluar. También pueden servir de ayuda en el análisis y la comparación de datos. Excel ofrece 14 tipos de gráficos para elegir: 8 tipos de gráficos en 2 dimensiones y 6 tipos de gráficos tridimensionales.
Cuando se crea un gráfico basándose en una selección de datos de la hoja de cálculo, Excel
utiliza esos valores y los muestra en el gráfico como barras, líneas, columnas, porciones, puntos y otras formas, llamadas marcadores de datos.
Estos marcadores de datos, se agrupan en series de datos. Cada serie de datos se puede
distinguir por un color o un diseño peculiar. Se verán con mayor profundidad las series de datos
más adelante en este curso.
Luego de crear un gráfico, se puede mejorarlo y destacar cierta información, agregando elementos como son: rótulos de datos, leyendas, títulos, texto, líneas de tendencia, barras de
error y líneas de división. Asimismo, se podrá desplazar y cambiar el tamaño de la mayoría
de los elementos de los gráficos. También les puede dar formato utilizando diseños, colores,
alineación, tipos de letras y otras características para dar formato.
Crear gráficos
Antes de crear un gráfico, se debe decidir cómo se desea usarlo.
• Si un gráfico está previsto para servir de complemento a los datos de una hoja de cálculo y
para aparecer con la misma, se debe crear un gráfico incrustado en la hoja de cálculo.
Un gráfico incrustado es ideal para informes y otros documentos en los que desee mostrar
un gráfico junto con los datos que se usaron para crear ese gráfico.
• Para mostrar un gráfico en otra hoja del libro de trabajo, se debe crear una hoja de gráficos. Una hoja de gráficos se inserta automáticamente dentro de un libro de trabajo a la izquierda de la hoja de cálculo en la que se basa. Una hoja de gráficos resulta útil en las charlas y cursos de capacitación, por ejemplo, en forma de diapositivas y de folletos; o para realzar materiales impresos, como artículos y anuncios publicitarios.
Los gráficos incrustados y las hojas de gráficos están vinculados a los datos de la hoja de
cálculo en la que fueron creados y ambos se actualizarán cuando actualice la hoja de cálculo.
Algunas funciones de Excel
Funciones de fecha y hora.
En Excel se emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los números de serie varían
desde 1 a 65.380 y corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900
y el 31 de diciembre de 2078.
En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la
hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ej., en el sistema de fechas
1900, el número de serie 367,5 representa la combinación de fecha y hora 12:00 P.M.,
1 de enero de 1901.
Funciones de información
Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error,
lógico, de texto, numérico, de referencia, o un nombre que se refiera a alguno de los
anteriores.
Funciones de texto
Estas son algunas de las funciones, se han omitido las funciones de distribución de
probabilidad.
Funciones financieras
Funciones lógicas
Las funciones lógicas, y en particular la función SI nos permiten evaluar condiciones
para poder así tomar una decisión. La función SI será explicada con profundidad posteriormente.
Función SI:
Devuelve un valor si la condición es VERDADERO y otro valor si es FALSO. Se usa
para aplicar distintas fórmulas según se cumpla o no la condición.
Funciones matemáticas y trigonométricas
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